Brief beschriften
Wenn Sie Briefe oder Rechnungen versenden, sollten Sie die Briefe richtig beschriften. Dies ist die Grundvoraussetzung damit der Brief den Empfänger erreicht und der Sinn und Zweck des Versandes erfüllt wurde. Was ist aber alles zu beachten, wenn Sie Ihren Brief beschriften wollen?
Brief schreiben
Vor dem Versand des Briefes müssen Sie diesen schreiben oder ausdrucken. Hierbei unterscheiden wir zwischen einem „Formalen Brief“ und einem „Persönlichen Brief“. Die Art und Weise wie Sie Ihre Gegenüber anreden und welchen Aufbau Sie beachten sollten, erklären wir im Folgenden.
Formaler Brief
Ein formaler Brief ist eine Anfrage, eine Beschwerde, eine Kündigung oder eine Bewerbung. Hierbei gibt es einige Richtlinien und Vorgaben zur Briefform. Diese sollten Sie lesen und beim Schreiben Ihres formalen Briefes beachten.
Briefkopf
Links im Briefkopf stehen Ihre persönlichen Angaben. Sie sollten in jedem Fall Ihre Adresse, Ihren Namen, Ihre Erreichbarkeit (Telefon, eMail) beinhalten. Rechts davon stehen ebenfalls im Briefkopf der Ort und das Datum des Absenders.
Des Weiteren sollten Sie darauf achten, im Brief einen Rand zu lassen. Wenn Sie am PC schreiben ist die Grundeinstellung bereits vorhanden.
Bei einem handgeschriebenen Brief sollten Sie dies aber unbedingt beachten. Also nicht ganz links am Rand des Briefes anfangen!
Empfänger des Briefes
Unterhalb des Briefkopfes stehen sämtliche Angaben zum Empfänger Dies beinhaltet den Namen, die Adresse und wenn bekannt die Erreichbarkeit.
Bezug und Betreff des Briefes
Mit 5 Zeilen Abstand sollten Sie dann das Thema Ihres Briefes anschneiden. Kurz und knackig wird der Betreff erwähnt.
Des Weiteren sollten Sie beachten, ob Sie im Vorfeld bereits Kontakt zum Briefempfänger hatten. Sollte dies der Fall sein, geben Sie im Bezug kurz die Daten letzten Briefes oder des Telefonates an.
Anrede im Brief
Nun erfolgt die direkte, aber höfliche Anrede. Sollten Sie den Empfänger nicht kennen, nutzen Sie folgende Anreden
Sehr geehrte/r Frau …/Herr …,
Guten Tag Frau …/Herr …,
Nach dieser Anrede erfolgt das Setzen eines Kommas. Danach setzen Sie Ihren Text im sachlichen und höflichen Ton fort.
Sollten Sie Ihr Gegenüber direkt ansprechen schreiben Sie die Anredepronomen groß.
Ende des Briefes
Wenn Sie das Anliegen des Briefes vollständig niedergeschrieben haben, beende Sie den Brief mit einer Grußformel.
„Mit freundlichen Grüßen,“
„Hochachtungsvoll,“
Des Weiteren schreiben Sie Ihren Namen leserlich darunter.
Im Anschluss setzen Sie Ihre Unterschrift neben Ihren Namen.
Persönlichen Brief
Im Persönlichen Brief gehen wir davon aus, dass Sie Ihre Gegenüber kennen. Deshalb wird in diesem Fall nicht ein so hoher Wert auf Formalien gelegt.
Sie beginnen mit einer Anrede und gehen danach fließend in den Brieftext über.
Am Ende des Persönlichen Brief verabschieden Sie sich und beenden damit das Schreiben des Briefes.
Brief beschriften allgemeines
Grundsätzlich können Sie die Adresse des Empfängers und Ihre Absendeadresse irgendwo auf den Briefumschlag schreiben.
Es gibt keine offizielle Vorgabe wie Sie einen Brief beschriften müssen.
Da die Briefpost aber von Maschinen ausgelesen wird, sind die unten aufgeführten Vorgaben in Ihrem Sinn. Jeder anders adressierte Brief wird durch die Sortiermaschine aussortiert und muss via Hand nachgearbeitet werden.
Ihr Brief erreicht natürlich trotzdem Ihr Ziel aber die benötigte Zeit für den Briefversand dauert deutlich länger.
Brief beschriften Absender
Jeder Absender sollten seinen Brief beschriften. Warum aber sollte er das tun?
In dieser schnelllebigen Zeit wird oft umgezogen und so manch einer wechselt seine Adresse jedes Jahr.
Um sicher zu stellen, dass Ihr Brief den Empfänger erreicht benötigen Sie die richtigen Kontaktdaten.
Sollte der Empfänger aber doch verzogen sein, kann die Deutsche Post Ihren Brief nicht zustellen.
Leider ist ein Zurücksenden an den Empfänger nicht möglich, wenn keine Absendedaten auf diesem vermerkt sind.
Sie sollten also darauf achten, beim Beschriften des Briefes Ihre Adresse auf dem Brief zu vermerken. Dies geschieht auf jedem Brief oben links!
Dort sollten Sie als Pflicht folgende Daten angeben
- Name, Vorname
- Straße
- Postleitzahl
- Wohnort
Wenn die Zustellung des Briefes nicht funktioniert hat, wird an diese Adresse der Brief zurückgesandt. Eine Sendungsverfolgung für normale Briefe wird von der Post nicht angeboten. Dies gibt es nur bei Paketen und Warensendungen!
Brief beschriften Empfänger
Natürlich macht es Sinn die Anschrift des Empfängers auf dem Brief zu vermerken.
Der Brief muss lesbar beschriftet, mit der Hand oder einem Computerausdruck beschriftet werden.
Sollten Sie einmal aus Versehen die Adresse des Empfängers vergessen haben, wird der Brief an den Absender zurückgeschickt.
Auf dem Brief sollten die kompletten Adressdaten stehen. Dies beinhaltet den Namen, besser Vorname und Name, die Straße, den Wohnort mit passender Postleitzahl sowie bei Auslandsverschickungen das Land.
Briefe mit Fenster beschriften
Es gibt nicht nur verschlossene Briefumschläge, sondern auch Umschläge mit einem Sichtfenster. Dieses Sichtfenster befindet sich an dem Ort an dem Sie normalerweise die Empfängeranschrift notieren.
Achten Sie beim zusammenfalten des Briefes darauf die Adressdaten so zu falten, dass diese im Sichtfenster des Briefumschlages sichtbar sind.
Sollten dies nicht funktionieren, dürfen Sie die Empfängeranschrift oben links auf den Briefumschlag schreiben. Grundsätzlich sollten Sie eine Umschlag mit Sichtfenster aber nur nutzen wenn die Adresse dadurch gut sichtbar ist.
Briefe beschriften an Packstation oder Postfach
Brief an Packstation
Der Aufbau der Anschrift sieht so aus
Vorname, Name: Willi Wichtig
Postnummer des Empfängers: 123123123
Packstation mit Nummer: Packstation 222
PLZ und Stadt der Lieferadresse: 54321 Empfängerhausen
Brief an Postfach
Der Aufbau der Anschrift sieht so ausVorname, Name: Willi Wichtig
Postfach des Empfängers: 123 123 123
PLZ und Stadt der Lieferadresse: 54321 Empfängerhausen
Bei beiden Möglichkeiten wird die Strasse nicht vermerkt.
Alle Punkte zum Adressieren von Briefen zusammengefasst
- Absender oben links
- Empfängeranschrift unten rechts
- Briefmarke oben rechts
- alle Daten auf die Vorderseite des Umschlages
- Rückseite verschliessen
- Postfach oder Packstationregeln beachten
- keine weitere Schriften oder Klebezettel am Umschlag
Quellen:
1. https://www.deutschepost.de
2. www.dhl.de
3. https://www.deutschepost.de/de/b/briefumschlag-richtig-beschriften.html
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